Chargé(e) d'Accueil et de Gestion Administrative H/F (H/F)

La Fab'Academy recrute !

Vous aimez le contact humain, vous êtes organisé(e), polyvalent(e) et vous avez le sens du service ?
Rejoignez la Fab'Academy et devenez un véritable ambassadeur de notre centre de formation !

En tant que Chargé(e) d'Accueil et de Gestion Administrative, vous êtes le premier point de contact de nos apprenants, entreprises, formateurs et visiteurs. Vous contribuez chaque jour à la qualité d'accueil et au bon fonctionnement du centre.

Vos missions

Accueil & relation avec les publics

* Accueillir et orienter les apprenants, entreprises, formateurs et visiteurs avec professionnalisme et convivialité.
* Assurer la gestion du standard téléphonique régional via Teams.
* Identifier les demandes, renseigner les interlocuteurs et assurer les transferts vers les bons services.
* Gérer les accès au site : visiophone, portail et orientation des visiteurs et livreurs.
* Veiller à la bonne tenue et à l'image de l'espace d'accueil.
* Faire preuve de discrétion et de confidentialité dans la gestion des informations.

Gestion administrative des formations

* Enregistrer les demandes et créer les sessions de formations courtes dans Yparéo.
* Préparer et éditer les documents nécessaires aux formations : convocations, conventions, émargements...
* Assurer le suivi administratif des sessions et des présences.
* Participer à la préparation de la facturation.
* Saisir les absences et enregistrer les justificatifs dans les outils dédiés.
* Effectuer différentes saisies administratives sur les portails internes.

Logistique & vie du centre

* Gérer les réservations des véhicules de la flotte interne et auprès des prestataires.
* Assurer le suivi de l'entretien, du nettoyage et de la restitution des véhicules.
* Réceptionner et orienter les livraisons.
* Passer les commandes de fournitures nécessaires au fonctionnement du centre.
* Assurer l'affranchissement et le suivi du courrier.
* Réceptionner, scanner et classer les documents sur les espaces de partage.
* Participer à l'accueil des prospects lors des événements du centre.

Nous recherchons avant tout une personne souriante, dynamique et naturellement tournée vers les autres.

Vous êtes reconnu(e) pour :

* Votre excellent relationnel et votre sens de l'accueil.
* Votre capacité à communiquer avec différents interlocuteurs.
* Votre organisation, votre rigueur et votre polyvalence.
* Votre maîtrise de la langue française, à l'oral comme à l'écrit.
* Votre discrétion et votre capacité à respecter la confidentialité.
* Votre capacité à gérer plusieurs demandes tout en gardant votre calme et votre professionnalisme.

Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et le Pack Office.

Pourquoi nous rejoindre ?

Intégrez un environnement dynamique au sein d'un centre de formation dédié aux métiers de l'industrie, où votre rôle contribue directement à la qualité d'accueil et au bon fonctionnement du site.

Vous occuperez un poste polyvalent, au contact quotidien de nombreux interlocuteurs, avec des missions variées mêlant accueil, administratif et logistique.

Votre sourire, votre sens du service et votre organisation seront vos meilleurs atouts pour réussir dans ce poste !